职场收发电子邮件礼仪

职场收发电子邮件礼仪

电子邮件已经普遍应用于当代社会，大大小小的事情都需要用上邮件，尤其是在职场，工作中发收邮件是最平常不过的事情了。发收邮件也是很有讲究的哦，那么职场邮件礼仪有哪些呢?下面是为大家整理的职场邮件礼仪，希望能够帮到大家哦!发送邮件时要注意的礼仪1、及时回复email收到他人重要邮件后，即可回复；理想回复时间2小时内。当然不是每封邮件都需立即处理，对于一些优先级低的邮件可集中处理。复杂邮件不能及时确切回复时，不要让对方苦苦等待，及时做出相应，哪怕只是确认一下邮件已收到并正在处理请等候。2、针对性回复当回复问题列表邮件时，应把问题单抄上，并逐一附上答案。进行必要阐述，让对方一次理解；避免反复交流，浪费资源。3、回复认真对待对方发来一大段邮件时，回复字数不能过少，“是的”、”对的“、“好的”、“收到”、“谢谢”等字眼，非常不礼貌。4、不要同一问题盖高楼如果re太多，说明交流不畅，没说清楚。此时应电话沟通后在做判断。5、较复杂问题，多个收件人频繁回复发表看法后，应立即对讨论结果小结，删减瘦身，突出有用信息。6、区分reply和replyall如果只需一人知道，reply；如果发信人提出的要求需要有结论，replyall。如果你对发件人提出的问题不清楚或有不同意见，不要当着所有人的面不停的re，应于发件人单独沟通，有结果后再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。7、主动控制邮件往来。8、避免将细节性讨论意见发给topmanager，特别是可以预见的topmanager不能深入了解的业务细节。邮件主要功能1、使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成。2、能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能。3、充当意见不和、起争端时的证明。email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。关于邮件拟订、发送原则原则：尊重他人时间。在职场交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。表现在电子邮件方面就是：只把有价值的信息最快、最直接地提供给需要的人。关于邮箱名字如果你不用于职场，不用于商务信函，你的邮箱名字叫小公主、小宝贝、土肥圆、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之类的……随你叫什么都可以!但是用于正式商务交流，就不行。如果没有公司统一的邮箱，自己的qq、163等免费邮箱不管是发工作文件还是投递简历，我建议将邮箱显示名设置成自己的名字。因为发送正式商务文件，一定不要让收件人猜猜你是谁。关于主题发送邮件要拟订一个主题，让收件人看标题就明白你要将说什么内容。当然也便于邮件分类保存后的搜索、查阅。主题如此重要，建议：1、不要空，也不要空洞。比如，有人投简历时要么空起，要么“简历”二字，这对收件人来讲起不到任何提醒作用；2、要简洁，不要很长一段话才能表示，更不要直接把正文写在主题栏里；3、要真实反应邮件主题的重要性，不要随便使用紧急标识；4、一封邮件一个主题，不要大杂烩；5、千万不要出现错别字；6、回复邮件太多次时最好修改主题，防止“re：re：re：”这样叠加盖楼。关于称呼和问候邮件的开头应当称呼和问候收件人，第一是提醒本邮件是面向他/他们的；第二称呼和问候能够体现一个人的修养和职业素养。建议：1、恰当地称呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往来邮件，有职务一般按职务尊称，如李总、刘经理、王工之类的；如果没有或不知道的，可以称呼先生/女士，搞不清楚性别可以称呼××老师；如果面向多人发邮件，可以称呼各位同事、各位领导。如果是西方邮件，按西方商务函电规矩进行。2、邮件的开始结尾一般都有问候，简单来说”你好!“、”您好!“”大家好!“就可以了。结尾一般简单来说用”祝顺利、平安、安好，颂商祺之类的就可以。关于正文正文很关键，基本要求是简明扼要、行文通顺。1、根据自己与收件人的熟络程度、等级关系，邮件对内还是对外，选择恰当的语气和语言，防止造成误解；2、用简单词汇和句子把要描述的内容叙述清楚、表达清晰，最好不要出现晦涩难懂的语句。3、如果具体内容确实很多，正文最好只做摘要介绍，单独写文件作为附件进行详细描述。4、如果必要，正文用序号列表，以示清晰明确；合理利用表格、图片辅助阐述更加直观。5、一封邮件交待完整信息，不要在发出邮件后又想起事情没交待完再发邮件补充，标以更正、补充，容易引人反感。6、尽量避免错别字或拼写错误。7、合理提示重要信息。重要信息要特别提示，但提示切忌没有重点，更不要满篇都是红色、加粗、斜体的提示，恐影响收件人阅读邮件。8、选择合适的字体，不要太大，也不要太小。同时邮件中一般不要使用：)之类的笑脸字符。因为在商务邮件特别是对外邮件中，这样的字符显得有些轻佻。关于附件1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。6.如果附件过大(不宜超过2mb)，应分割成几个小文件分别发送。关于个性签名每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。1.签名信息不宜过多，电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。2.不要只用一个签名档，对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

来源：历史资料网

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